Der Zugriff auf unseren Mailserver ist auch per Browser möglich. Das hat den Vorteil, dass Sie für den Zugriff auf Ihre Mails von außerhalb keinen E-Mail-Client mehr einrichten müssen. Sie benötigen nur einen Internetbrowser wie den Mozilla Firefox, Google-Crome, Edge, Safari usw.
Das hat den Vorteil, dass Sie Ihre Mails von überall aus einfach abfragen können. Im Browser wird eine Oberfläche eingeblendet, die an Outlook2019 angelehnt ist. Damit sind grundsätzliche Bedienfunktionen für viele fast wie gewohnt nutzbar.

Für die gesamte Kommunikation (Anmeldeinformationen & E-Mails) ist generell eine SSL-Verschlüsselung eingerichtet. Somit werden Ihr Anmeldename/Passwort und die Mailinhalte bei der Übertragung geschützt.

Sie haben mehrere Möglichkeiten per Browser Ihre Mails abzufragen.

Entweder Sie geben die URL direkt im Browser ein, oder Sie benutzen unsere Webseiten, um zu Ihrem Postfach zu gelangen.

Für den einfachsten Zugriff starten Sie zunächst einen Browser, z.B. den Edge-Browser von Microsoft.

Geben Sie die URL unseres WWW-Servers ein: https://www.hs-anhalt.de.

Scrollen Sie ganz nach unten. Unter Hilfe & Service finden Sie den Eintrag Webmail (gelber Rahmen).

Ein Klick darauf öffnet ein neues Browserfenster mit der E-Mail-Anmeldeseite.
Der zweite direktere Weg besteht darin, die Adresse im Browser direkt einzugeben.

Geben Sie als Internetadresse folgendes ein: https://mail.hs-anhalt.de

Die Standardanmeldemaske sieht wie folgt aus:

1. Anmeldemaske

Zunächst sollten Sie, bevor Sie sich anmelden, zwischen öffentlichem und privatem Computer auswählen.

Die Standardeinstellung (This is a public or shared computer) bietet die höchste Sicherheitsstufe und ist damit für die Nutzung in Internetcafés vorgesehen.

Nach einer Inaktivität von 15 Minuten, wird die Verbindung unterbrochen und Sie müssen sich erneut anmelden, um weiter Zugriff zu erhalten.

Sollten Sie sich also, aus welchen Gründen auch immer, vom PC entfernen, verliert die Verbindung nach 15 Minuten Ihre Gültigkeit. Damit kann niemand anderes auf Ihr Postfach zugreifen.

Wenn Sie länger als 15 Minuten angemeldet sein wollen, ohne dass Sie Aktivitäten unternehmen, dann müssen Sie vor Ihrer Anmeldung auf „This is a private computer“ umschalten. In diesem Fall ist die Zeitdauer wesentlich länger (8 Std.), so dass Sie sich nicht ständig neu anmelden müssen.

2. Username/Password eingeben:

Im Feld Username müssen Sie Ihren Loginnamen eingeben.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

	Username	Beispiel1	Beispiel2
1.	Loginname-Kurzform	stromanz	winkelmann_r
2.	E-Mail-Adresse	robert.manz@student.hs-anhalt.de	ruediger.winkelmann@hs-anhalt.de
3.	Domäne\Loginname	hsa\stromanz	hsa\winkelmann_r

Variante1: Das ist die Kurzform und geht am schnellsten.
Ihr Login Name besteht bei Studierenden aus „st“, 2 Buchstaben des Vornamens und 4 Buchstaben des Nachnamens. Bei Professoren/Mitarbeitern aus dem Nachnamen gefolgt von „_“ und dem 1. Buchstaben des Vornamens.

Variante2: Ihre komplette E-Mail-Adresse.
Sie können sich immer auch mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden.
Das funktioniert immer, auch wenn es sehr lang ist.

Variante3: Domäne(hsa)\gefolgt vom Loginnamen.
Das ist auch immer möglich und spezifiziert konkret die Anmeldedomäne
der Hochschule Anhalt (hsa). Es ist hier aber nicht nötig, weil es intern bereits vorbelegt ist.

Im Feld Passwort befindet sich am Ende (Nach Eingabe des Passwortes) ein kleines stilisiertes Auge. Wenn Sie darauf klicken, wird das Passwort im Klartext sichtbar. Damit können Sie Fehleingaben ausschließen und ggf. korrigieren. Erneutes Klicken oder ein Klick in einen anderen Bereich macht das Passwort wieder unsichtbar.

3. Abmelden

Klicken Sie zunächst oben rechts auf das Foto
bzw. auf Symbol für das Foto, wenn kein Bild
hinterlegt ist.

Danach wählen Sie <Abmelden>

4. Benutzeroberfläche einstellen

In allen gängigen Browsern ist die Benutzeroberfläche identisch. Nach dem ersten erfolgreichen Login müssen Sie zunächst einmalig die Sprache und die Zeitzone auswählen. Im folgenden Bild sehen Sie die Standard-Oberfläche. Sie ist dem Outlook2019 am ähnlichsten.

Sie sind angemeldet und sehen Ihre Mail als Liste, ähnlich wie Sie es von Outlook gewöhnt sind.

Wir empfehlen Ihnen, ggf. den Lesebereich(rechts) zu verkleinern.

Um diese Umschaltung vorzunehmen, bewegen Sie die Maus auf die senkrechte Trennlinie zwischen der Liste der Mails in der mittleren Spalte und dem rechten Lesebereich, bis der Mauszeiger sich ändert und ein anderes Symbol annimmt (senkrechter Doppelstich mit 2 waagerechten Pfeilen links und rechts). Drücken und Halten Sie dann die linke Maustaste und ziehen Sie dabei die Trennlinie in die gewünschte Position.

Falls Sie den Lesebereich evtl. ganz ausschalten wollen, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und dann auf Anzeigeeinstellungen.

Wählen Sie zunächst in der Überschriftenzeile Lesebereich und dann darunter „Lesebereich ausblenden“. Bestätigen Sie als Letztes mit <OK>

Wenn Sie den Lesebereich nicht ausblenden wollen, empfehlen wir zumindest den Vorschautext auszublenden.

Danach sollte die Ansicht wie im nächsten Bild aussehen.

Rechts oben unter Filter unter „Anzeigen als“ können Sie die Ansicht als „Unterhaltungen“ ein/aus-schalten. Am besten Sie schalten Sie ein wie hier gezeigt.

Falls Unterhaltungen eingeschaltet sind, werden am Anfang einiger Zeilen kleine Dreiecke erscheinen.

Dabei handelt es sich jeweils um eine Gruppe von E-Mails pro Zeile; also E-Mails, Antworten dazu und evtl. weitere Antworten darauf. Die gesamte Konversation (Unterhaltung) zu diesem Thema wird zusammen gruppiert und ist damit über diese eine Zeile übersichtlich darstellbar. Ein Mausklick auf dieses kleine Dreieck zeigt die Konversation, so dass alle Mails dazu sichtbar werden. Unabhängig vom Datum werden die Mails zusammengefasst, auch die von Ihnen gesendeten E-Mails werden dort angezeigt. Sie müssen also nicht in den Ordner Gesendete Objekte wechseln und haben alles Zusammengehörige auf einen Blick da.
Wir halten das für übersichtlicher, aber es ist natürlich Geschmackssache.

5. Neue E-Mail unter Benutzung des Adressbuches

Um eine neue E-Mail zu schreiben, klicken Sie auf das Symbol Neu.

Es öffnet sich innerhalb des Browserfensters ein neuer Bereich.

Oben rechts können Sie diesen Bereich loslösen und in einem separaten Browserfenster öffnen.

Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol oben rechts, wie im nächsten Bild zu sehen ist. Dann erhalten Sie ein separates Fenster für die neue E-Mail, das Sie frei verschieben können.

In diesem Fenster setzen wir nun fort.

Zur Benutzung des Adressbuches geben Sie hinter An nicht die E-Mailadresse des Empfängers manuell ein, sondern klicken Sie stattdessen auf den Text An

Es öffnet sich der Suchdialog.

Im diesem Fenster geben Sie im Bereich „Personen durchsuchen“ einfach die ersten Buchstaben des Namens ein.

Schließen Sie die Eingabe mit Enter ab, oder klicken sie auf die Lupe. Es werden Ihnen Sucherergebnisse angezeigt.

Doppelklicken Sie auf den richtigen Eintrag. Dadurch wird dieser Eintrag übernommen.

Nun können Sie weitere Personen suchen und hinzufügen. Wenn alle Empfänger hinzugefügt worden sind, schließen Sie den Suchdialog mit <Speichern>

Danach schließt sich das Fenster, und Sie sehen, dass der Empfänger übernommen wurde.

Sie sollten als nächstes noch einen Betreff und natürlich den eigentlichen Text der Mail ergänzen. Danach können Sie die E-Mail durch Klick auf „Senden“ abschicken. Im Beispiel wollen wir aber erst noch eine Datei anfügen.

6. Dateien als Anlage anfügen

Wenn Sie noch Dateien anhängen wollen, gehen Sie wie folgt vor.

Klicken Sie auf das Symbol Anfügen(Büroklammer). Es erscheint der neue Öffnen-Dialog für die Dateiauswahl. Navigieren Sie im Dateisystem zur Datei. Wählen Sie sie aus und bestätigen Sie mit <Öffnen>.

Die Datei wurde der E-Mail hinzugefügt. Durch Klick auf <Senden> wird die E-Mail abgeschickt.

7. Personen/Kontakte als persönliches Adressbuch

Sie können auch E-Mailadressen in Ihrem persönlichen Adressbuch pflegen. Wie im Outlook auch finden Sie es unter der Bezeichnung Personen. Dieser Ordner Personen(Kontakte) ist Bestandteil Ihres Postfaches auf dem Server. Das heißt, dass alle Einträge die Sie dort vornehmen Ihnen auch weltweit zur Verfügung stehen. Sie befinden sich nicht nur auf Ihrem lokalen PC.

Selektieren Sie zunächst die Gruppierungsschaltfläche links oben, und wählen Sie danach <Personen>

Im Folgenden wird gezeigt, wie Sie dort einen neuen Eintrag hinzufügen.

Klicken Sie als erstes oben rechts auf das Symbol für Personen.

Zunächst sollten Sie das Sortierung-Kriterium auf „Nach Nachname“ einstellen.

Im neuen Fenster klicken Sie dort oben links auf Neu. Ein neues Fenster öffnet sich.

Tragen Sie alle Informationen zum Kontakt ein, insbesondere Nachname, Anzeigenname und E-Mail-Adresse. Für zusätzliche Informationen erweitern Sie die entsprechenden Kategorien (+) wie z.B. Telefon, Arbeit, Adresse usw. und nehmen dort jeweils die entsprechenden Eintragungen vor. Verlassen Sie dann die Eingabe, indem Sie auf Speichern klicken.

Hier ein Beispiel:

Wenn Sie das persönliche Adressbuch im Ordner Kontakte benutzen wollen um eine E-Mail an den Kontakt zu senden, klicken Sie zunächst auf den entsprechenden Eintrag für den User im Bereich Personen. Dann klicken Sie einfach auf die E-Mail-Adresse wie im letzten Bild rechts markiert.

Danach wird eine neue E-Mail geöffnet und die Adresse des Users übernommen.

8. Neue E-Mail an Person/Kontakt senden

Die wohl beste Methode ist es sicher, so wie im Outlook auch, einfach eine neue
E-Mail zu beginnen und dann im Adressbuch nur den Namen einzugeben.

Beginnen Sie also eine neue E-Mail (1.), klicken Sie dann 2. auf <An>.
Der Adressbuchdialog wird angezeigt.
Es ist zweckmäßig die linke graue Spalte zu erweitern (>>) und dort dann „Verzeichnis“ (3.) auszuwählen.

Geben Sie 4. im Feld „Personen durchsuchen“ einen Teil des Nachnamens ein, und klicken Sie 5. am Zeilenende auf die Lupe um zu suchen.
(Neben der Globalen Adressliste werden Ihre Kontakte/Personen implizit mit durchsucht)

Adressbuchdialog:

Markieren Sie den gefundenen Empfänger unter „Suchergebnisse“, denn dort könnten mehrere Ergebnisse stehen. Übernehmen Sie 6. den ausgewählten Empfänger durch Doppelklick in diese Zeile. Schließen Sie den Adressbuchdialog mit <Speichern> ab.

Vervollständigen Sie die E-Mail mit einem aussagekräftigen Betreff und dem Text. Senden Sie sie danach mit Klick auf <Senden> ab.

9. Optionen

Unter dem Zahnradsymbol (oben rechts) finden Sie Optionen.
Sie können dort diverse persönliche Einstellungen für Ihr Postfach vornehmen. Einige wichtige Einstellungen können Sie dort auch gleich direkt abrufen. z.B. „Automatische Antworten“ (Abwesenheitsnotizen), und „Anzeigeeinstellungen“.

Es gibt dort diverse Einstellungen. Sie können eine Abwesenheitsnotiz erstellen (Personen informieren, dass Sie im Urlaub sind), Ihr Mobiltelefon verwalten oder eine Signatur erstellen, die automatisch bei neuen E-Mails immer gleich angefügt wird.

Probieren Sie ruhig mal etwas aus. Vergessen Sie aber nicht zu speichern.

Zu den wichtigsten Punkten werden hier im Folgenden einige Aussagen gemacht.

9.1. Abwesenheits-Assistent

Über Optionen, E-Mail, Automatische Verarbeitung, Automatische Antworten gelangen Sie zur Erstellung von automatischen (Außer Haus-) Antwortnachrichten.

Falls Sie für einen längeren Zeitraum nicht anwesend sind, bietet es sich an Abwesenheitsnotizen einzustellen. In diesem Fall sendet der Server einmalig eine automatische Antwort an jeden Absender, der Ihnen in diesem Zeitraum eine E-Mail schickt.
Weitere Mails des gleichen Absenders an Sie werden nicht mehr mit der Abwesenheitsnotiz beantwortet. Der Server merkt sich die Absenderadressen, und weiß somit, wer bereits eine Abwesenheitsnotiz erhalten hat.
Dadurch können sich Absender auf evtl. verzögerte Antworten ihrerseits einstellen.
Wenn Sie die Abwesenheitsnotizen wieder abschalten, wird diese „Merkliste“ gelöscht.

Wichtig ist es, zwischen internen und externen Absendern unterscheiden zu können.
Interne Absender sind alle die ein Postfach in der gleichen Organisation haben. Damit ist die gesamte Hochschule Anhalt gemeint (bzw. alle, die Ihr Postfach ebenfalls dort haben).
Externe Absender sind somit alle anderen, die ihr Postfach nicht an der Hochschule Anhalt haben. Das ist aus Sicht des Mailservers der Rest der Welt. Also auch der Rest der HS-Anhalt, die Ihr Postfach noch nicht dort haben.

Aus Gründen der SPAM-Vermeidung kann es wichtig sein, keine Anwesenheitsnachrichten nach extern zu versenden.

Entfernen Sie in diesem Fall den Haken vor „Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden“. (Externe Absender)
Sollten Sie extern aber doch wichtige Geschäftspartner haben, die informiert werden sollten, können Sie einstellen, dass nur die Personen eine Antwort erhalten sollen, die bei Ihnen als Kontakt vorhanden sind. (siehe grüne Markierung) Solche Partner haben Sie sicher ohnehin dann in Ihrer Kontaktliste/(Personen) eingetragen. Alle anderen externen Absender erhalten dann keine Abwesenheitsnotiz.
Vergessen Sie nicht zu speichern, und vor allem die Abwesenheitsantworten wieder zu deaktivieren, wenn Sie wieder im Dienst sind.

9.2. Posteingangsregeln

Posteingangsregeln sind eine sehr interessante Möglichkeit, Ihre E-Mails teilautomatisiert zu organisieren. Regeln die Sie hier erstellen, werden auf dem Server gespeichert und können sofort mit Erhalt einer neuen E-Mail zur Anwendung kommen. Sie können z.B.
E-Mails mit bestimmten Worten im Betreff in einen Unterordner Ihres Postfachs verschieben, an jemand anderen weiterleiten oder sogar automatisch beantworten lassen.
Sie müssen dazu weder angemeldet sein, noch muss Ihr PC eingeschaltet oder Ihr E-Mail-Programm aktiv sein. Die Regeln werden am Server gespeichert und ausgeführt. Der ist immer in Betrieb. Regeln die Sie hier erzeugen, können Sie auch mit Outlook bearbeiten und umgekehrt.
Auch Regeln die vorher in Outlook erstellt worden sind, können Sie hier ändern und anders herum.

9.3. Aufräumregeln

Unter den Posteingangsregeln finden Sie Aufräumregeln.

Solche Regeln können Sie hier nicht direkt erstellen, sondern nur deaktivieren oder Löschen. Hinweise dazu finden Sie hier:
https://support.microsoft.com/de-de/office/organisieren-sie-ihren-posteingang-mit-archivieren-aufr%C3%A4umen-und-anderen-tools-in-outlook-im-web-49b26f63-6399-4b4a-a580-14b9b1efe96d

Hier ein Beispiel zur Erklärung.
Wenn Sie mit jemandem im regen Austausch sind und jeweils auf E-Mails antworten, bleibt i.d.R. bei einer Antwort der Text der Oriniginal-E-Mail erhalten. Das soll dem Empfänger die Arbeit übersichtlicher machen, weil er seinen Text nochmals nachlesen kann. Wenn das vielfach passiert, führt das aber dazu, dass die Antwort-E-Mails immer größer werden. Neben der letzten E-Mail befinden sich auch alle anderen einzelnen E-Mails in Ihrem Postfach. Alle Inhalte der Antwort-E-Mails sind also mehrfach in Ihrem Postfach gespeichert. Im Grunde enthält die letzte E-Mail aber alle Inhalte inklusive aller Antworten von vorher. Die vielen einzelnen Hin- und Her-Antworten von vorher könnten eigentlich gelöscht werden, um so Speicherplatz zu sparen.
Diesen Gedanken greift die Funktion Aufräumen auf.
Öffnen Sie z.B. die letzte E-Mail der Unterhaltung und betätigen Sie „Aufräumen“:

Danach öffnet sich die Abfrage wie zu sehen.
Wählen Sie „Immer die neueste Nachricht behalten, den Rest löschen“ und dann „Aufräumen“.

Sie können mit <OK> bestätigen, oder sich die Regel anzeigen lassen.

Die Regel wird sofort angewendet. Falls sie nachschauen möchten und die Unterhaltung im Posteingang aufblättern, werden Sie sehen dass einige Elemente durchgestrichen sind. Sie wurden gelöscht und befinden sich aber noch im Ordner „Gelöschte Elemente“.

Wenn Sie diesen Ordner leeren (Rechtsklick auf „Gelöschte Elemente“, „Ordner leeren“), werden auch diese Zeilen verschwinden.

Damit haben Sie Ihr Postfach etwas entlastet, indem Sie redundate Infos entfern haben.

9.4. E-Mail-Sicherheit

Zur Verbesserung der Nachrichtensicherheit können E-Mails digital signiert und auch verschlüsselt werden. Outlook-WebApp unterstützt diese Funktionalität auch mittels S/MIME.
Die Verwendung von S/MIME setzt ein Zertifikat voraus, das auch als digitale ID bezeichnet wird. Wenn Sie selbst E-Mails signieren wollen, müssen Sie sich ein persönliches Zertifikat besorgen. Das Zertifikat kann auf einer Smartcard oder in einer Datei gespeichert sein, die sich auf Ihrem Computer befindet. Unabhängig davon können andere Personen Ihnen eine E-Mail schicken, die vom Absender mit Hilfe seines Zertifikats signiert worden ist. Dabei soll das Zertifikat die Identität des Absenders überprüfbar sicherstellen. Um die Gültigkeit des Zertifikats automatisiert zu überprüfen, gibt es für Outlook-WebApp ein S/MIME-Steuerelement, das auf Ihrem Computer installiert sein muss.

Wenn das S/MIME-Steuerelement nicht installiert ist und Sie eine verschlüsselte oder digital signierte Nachricht erhalten, werden Sie beim Öffnen der Nachricht darauf hingewiesen, dass das Steuerelement nicht installiert ist.

Falls die S/MIME-Erweiterung installiert ist und Sie den Internet-Explorer benutzen,
sieht es wie folgt aus:

Das Absenderzertifikat wurde automatisch überprüft. Bei Problemen mit dem Zertifikat würden entsprechende Warnungen ausgegeben werden.
Bei den Optionen ist ein neuer Punkt hinzugekommen „S/MIME“:

Darunter können Sie einstellen, ob Sie selbst Ihre E-Mails signieren/verschlüsseln wollen. In jedem Fall benötigen Sie dann aber selbst ein persönliches Zertifikat.

Weitere Dinge dazu erfragen Sie bitte bei Ihrem Admin.

Probleme mit anderen Browsern:

Nicht alle Browser unterstützen das S/MIME-Steuerelement wie beschrieben. Die Installation und Nutzung ist im Moment nur mit dem Internet-Explorer möglich. Firefox, Edge und Chrome unterstützen es im Moment nicht. Das bedeutet aber nur, dass die Zertifikate und die E-Mail nicht automatisiert überprüft werden können. Den Inhalt der E-Mail lesen können Sie natürlich trotzdem.
Da der Internet-Explorer ein veralteter Browser ist und dessen Nutzung nicht mehr empfohlen wird, ist hier ein sinnvoller Einsatz auch nicht empfehlenswert.

9.6. Kennwort ändern

Es kann u.U. erforderlich sein, dass Sie Ihr Kennwort ändern müssen.

Ihr Passwort, das Sie zum Abfragen Ihrer E-Mails benutzen, ist gleichzeitig auch Anmeldepasswort in der Domäne HSA und u.U. bei anderen digitalen Diensten. Sie haben genau genommen nur einen Account mit einem Passwort. Das ist Ihr Domänen-Account.

Wenn Sie sich außerhalb aufhalten, im Praktikum oder auf Dienstreise sind, besteht eine gute Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern, hier im Outlook-WebApp.

Falls Sie Fernstudent sind und nur ein Initialpasswort mitgeteilt bekommen haben, sollten Sie es auch auf diesem Wege ändern.

Hier können Sie Ihr Kennwort ändern. (nächstes Bild)

Da Sie sich auch mit Ihrer E-Mailadresse anmelden können, ist diese als Benutzername bereits eingestellt. Vervollständigen Sie die Eingaben (altes Kennwort und 2 Mal Neues Kennwort) und bestätigen Sie, indem Sie unten auf <Speichern> klicken.

Sie bekommen eine Fehlermeldung, wenn etwas nicht geklappt hat.
Anderenfalls werden Sie sofort abgemeldet, so dass Sie sich wieder neu anmelden müssen.

Beachten Sie aber bitte die Passwort-Richtlinien, die wir vergeben haben.

• Ihr Passwort muss mindestens 7 Zeichen lang sein
• Es muss Komplexitäts-Anforderungen erfüllen
  mindestens jeweils ein Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Sonderzeichen, eine Zahl
• Das neue Kennwort darf keine Teile Ihres Benutzernamens enthalten.

Sollte Ihr neues Kennwort den Richtlinien widersprechen, wird Ihr Kennwort nicht geändert und Sie erhalten eine entsprechende Meldung.

Beachten Sie bitte weiterhin, dass Sie das neue Kennwort in Zukunft auch für die Anmeldung an anderen Diensten, die gegen das Active Directory der HSA authentifizieren, verwenden müssen.

9.7. Kennwort zwangsweise bei Anmeldung ändern

Es kann sein, dass Ihr Admin Ihnen ein neues Kennwort vergeben hat, und Sie bei der nächsten Anmeldung zwangsweise das Kennwort neu setzen müssen.

In diesem Falls folgt auf die Anmeldemaske ein weiteres Fenster, was etwas anders aussieht.

Sie haben nicht etwa das Kennwort falsch eingegeben, sondern Sie sollen ein neues Kennwort eingeben.

Password Expired. You have to change your password: Click Here

Klicken Sie dazu auf <Click Here>

Beachten Sie bitte, dass Sie vor dem Benutzernamen im ersten Feld die Domäne voranstellen müssen. Geben Sie also hsa\ gefolgt vom Benutzernamen ein.

Danach werden Sie abgemeldet. Melden Sie sich neu mit dem neuen Passwort an.

9.8. Mobile Geräte

Wenn Sie über ein Mobiles Gerät z.B. ein SmartPhone wie ein Apple-iPhone auf Ihr Postfach zugegriffen haben, können Sie unter dem Punkt Optionen, Allgemein, Mobile Geräte dieses Gerät verwalten. Sie sehen hier die Liste Ihrer Mobilgeräte, die sich bisher am Server registriert haben. Die wohl interessanteste Möglichkeit, die Sie hier haben, könnte zum Tragen kommen, wenn Ihr Mobilgerät verloren geht oder gestohlen wurde. Sie haben die Möglichkeit per „Gerätezurücksetzung“ das Smartphone in den Hersteller-Auslieferungszustand zurückzusetzen. (Symbol oben in der Mitte mit dem Radiergummi)
(„Alle Daten zurücksetzen“)

Die Remotegerätezurücksetzung ist ein Feature, das es dem Exchange-Server ermöglicht, für ein mobiles Gerät festzulegen, dass es beim nächsten Herstellen der Verbindung zum Exchange-Server alle seine Daten löscht.

Bei einer Remotegerätezurücksetzung wird ein Gerät in den werksseitig eingestellten Standardzustand zurückgesetzt. Dies kann hilfreich sein, wenn ein Gerät verloren ging oder gestohlen wurde bzw. anderweitig gefährdet ist oder es von einem Benutzer an einen anderen übergeben werden muss.

Wir können Richtlinien definieren, die Ihr Smartphone durch ein weiteres Passwort schützt. Wenn die maximale Anzahl von Versuchen für die Kennworteingabe überschritten wird, wird eine lokale Gerätezurücksetzung durchgeführt bei dem das Gerät seine Daten selbst, ohne Aufforderung vom Server löscht. Sprechen Sie uns dazu an.

9.9. E-Mail-Signatur

Als E-Mail-Signaturen werden Textabschnitte bezeichnet, die automatisch in jede gesendete E-Mail eingefügt werden. Dabei handelt es sich i.d.R. um Grußformeln und Angaben zum Absender. Das erspart das ständige Eingeben immer wieder der gleichen Texte. z.B.:

R. Winkelmann
-------------------------------------------------------------------
Rüdiger Winkelmann
Hochschule Anhalt
Fachbereich EMW

IT-Verantwortlicher

Bernburger Str. 57
06366 Köthen

Tel.: 03496/67-2441
Tel.: 03496/67-3648
Fax.: 03496/679-2441
E-Mail: ruediger.winkelmann@hs-anhalt.de
WEB: http://www.emw.hs-anhalt.de
-------------------------------------------------------------------

Unter Optionen, E-Mail, Layout, E-Mail-Signatur können Sie diese E-Mail-Signatur eingeben.

Sollten Sie Outlook-WebApp im Wechsel mit Outlook benutzen, beachten Sie bitte, dass Sie jeweils getrennt und unabhängig voneinander die Signaturen pflegen müssen.

9.10. App’s

In Exchange2019 sind verschiedene Apps benutzbar. Das sind kleine nützliche Programme, die je nach Zweck und Mailinhalt sehr nützlich sein können. Es existiert ein App-Store aus dem heraus Sie selbst auch Apps für sich persönlich installieren können.

Klicken Sie dazu auf das kleine Zahnrad und dann auf Add-Ins verwalten.

Die grünen Rahmen zeigen, wie Sie Apps aus dem Store installieren können

Diese Apps können Sie unter Optionen, Allgemein, Add-Ins verwalten. In diesem Beispiel sind insgesamt 7 Apps bereitgestellt. In der Spalte INSTALLIERT VON können Sie feststellen durch wen sie bereitgestellt wurde:

· Standard: Diese Apps sind bereits fest im Mailserver enthalten

· Administrator: Diese App wurde vom Admin für die gesamte Organisation
bereitgestellt und ist für alle verfügbar

· Benutzer: Diese App hat dieser Benutzer selbst persönlich installiert und steht
somit nur ihm persönlich zur Verfügung. Diese App kann er jederzeit
selbst wieder Deaktivieren oder Löschen.

Apps die Sie hier verwalten, stehen Ihnen automatisch auch im Outlook2019 zur Verfügung.

10. Richtlinien zur Archivierung und Löschung

Outlook-WebApp kann in Verbindung mit einem Exchange Server Richtlinien im Zusammenhang mit Archivierung und Löschung benutzen. Dabei geht es i.d.R. darum, E-Mails nach einer vergebenen Zeitspanne zu verschieben, zu löschen oder zu archivieren.

In Verbindung mit einer Archivmailbox werden Serverseitig z.B. Richtlinien vorgegeben, die bewirken das E-Mails, die älter sind als 2 Jahre, automatisch aus der normalen Mailbox in die Archivmailbox verschoben werden

Nur wenn Sie eine Archivmailbox haben, können Sie die Aufbewahrungsrichtlinien benutzen, welche wir zentral zur Verfügung stellen. Diese Archivmailbox wird dann automatisch eingebunden und steht Ihnen auch im OWA zur Verfügung.

Die Richtlinien können Sie jederzeit selbst zur Anwendung bringen. Das geschieht in der Regel so, dass durch Sie eine Richtlinie an eine E-Mail zugewiesen wird. (siehe nächstes Bild)

Dazu markiert man die entsprechende E-Mail im Postfach (DHL Paket) und macht einen rechten Mausklick auf diese E-Mail. Im Kontext-Menü wählt man dann „Richtlinie zuweisen“ (ganz unten) und wählt dann unter dem Bereich Archivrichtlinie oder Bezeichnungen die gewünschte Richtlinie aus.

Im folgenden Beispiel wurde „Nach einem Monat löschen (1 Monat)“ ausgewählt.

Diese Richtlinie bewirkt, dass die E-Mail nach 1 Monat automatisch gelöscht werden wird. Sie können an dieser Stelle nur aus den angebotenen Vorgaben auswählen, die im Moment als Standard angeboten werden.

Es kann u.U. durchaus Sinn machen, auf diese Art und Weise E-Mails automatisch zu entfernen und damit das Postfach von alten Mails zu entlasten. Man muss sich dann nicht mehr manuell darum kümmern. Wenn Sie diesen Vorgang wiederholen, werden Sie vor „Nach einem Monat löschen (1 Monat)“ ein Häkchen sehen. Das ist die aktuelle Einstellung.

Sie können zur Kontrolle die E-Mail auch einfach öffnen, und sehen im oberen Bereich die Ablaufzeit des Elements. In diesem Beispiel 29 Tage, weil die E-Mail vom 8.02. stammt und heute der 10.02. ist. Beachten Sie bitte, dass die Zeit immer ab dem Datum zählt, an dem Sie die E-Mail erhalten haben und nicht ab dem Tag an dem Sie die Richtlinie angewendet haben. Sie können jederzeit die Richtlinie ändern und andere Richtlinien zuweisen.

11. An einem anderen Postfach anmelden

Es kann u.U. erforderlich sein, dass Sie sich an einem projektbezogenen Postfach anmelden müssen. Das ist ein gemeinsam genutztes Postfach (i.d.R. Freigabe- oder Shared Mailbox), welches u.U. auch von mehreren Personen gemeinsam benutzt wird.

In diesem Fall müssen Sie vom Administrator die Berechtigungen für dieses Postfach erhalten haben.

Im richtigen Outlook-Programm würde dieses Projekt-Postfach automatisch eingebunden werden.

Hier im OWA müssen Sie sich dazu mit Ihrem persönlichen Login anmelden und danach das Projekt-Postfach verbinden.

Melden Sie sich also zunächst per Outlook-WebApp mit dem Browser an ihrem eigenen Postfach an.

Sie benötigen keine separaten Zugangsdaten für dieses Projektpostfach.

Nach der Anmeldung klicken Sie im Browserfenster oben rechts auf das Personensymbol bzw. Ihr Foto. Danach öffnet sich ein neuer Dialog, mit dem Sie ein weiteres Postfach auswählen können.

Geben Sie unter „Weiteres Postfach öffnen“ zunächst einen Teil des Namens ein und klicken Sie auf <Verzeichnis durchsuchen> oder <Öffnen>. Ist der Name des Postfaches bereits eindeutig, kann es sofort geöffnet werden. Bei Mehrdeutigkeit wird eine Liste mit möglichen Treffern angezeigt. Wählen Sie dann das richtige Postfach aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

Wenn Sie die Berechtigung haben, wird das Postfach in einem separaten Tab geöffnet.

Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Sie können nun wie gewohnt mit diesem Postfach arbeiten, E-Mails lesen, beantworten usw.

Sie arbeiten jedoch in diesem neuen Fenster mit dem Projektpostfach und versenden auch unter dessen E-Mailadresse E-Mails.

Ihre persönlichen Anmeldedaten wurden automatisch übernommen, so dass Sie am Projektpostfach mit ihrem persönlichen Login angemeldet sind.
Das ist transparent und auch sinnvoll so.

Wenn Sie sich an dem Projektpostfach wieder abmelden, führt das dann aber auch dazu, dass Sie an ihrem persönlichen Postfach gleich mit abgemeldet werden. Dort müssen Sie sich dann evtl. in diesem Tab wieder neu anmelden.

Die Anmeldung an dem anderen Postfach ist generell auch möglich, indem Sie an die URL vor der Anmeldung am Postfach die E-Mailadresse des Wunschpostfaches anhängen.

Die URL lautet https://mail.hs-anhalt.de/owa dahinter fügen Sie nahtlos mit Slash(/) verbunden die E-Mailadresse an.

z.B.: https://mail.hs-anhalt.de/owa/monitoring@hs-anhalt.de

Im Loginfenster müssen Sie dann natürlich Ihr persönliches Login verwenden.

Bitte beachten Sie, dass sich dieses Postfach auf dem gleichen Mailserver befinden muss wie Ihr persönliches Postfach. Sie können sich ein Lesezeichen setzen und somit relativ schnell auf das andere Postfach zugreifen.

Hinweis:

Wenn Ihr Projektpostfach eine Shared-Mailbox ist, gibt es eine Zusatzfunktionalität.

Jede E-Mail, die Sie versenden, landet immer als Beleg im Ordner Gesendete Objekte ihres persönlichen Postfachs. Auch die, die Sie vom Projektpostfach aus versenden. Darauf haben aber andere Mitglieder der Projektgruppe keinen Zugriff, denn jeder hat nur seinen eigenen Ordner Gesendete Objekte.

In einer Shared-Mailbox werden die von dort gesendeten E-Mails zusätzlich in den Ordner Gesendete Objekte der Shared-Mailbox kopiert.
Damit können andere Gruppenmitglieder auch später noch innerhalb des Projektpostfaches nachschauen was Sie vielleicht schon gesendet haben. Dadurch soll die Gruppenarbeit erleichtert werden und widersprüchliche Mehrfachantworten vermieden werden.

12. Gruppenmitgliedschaften selbst verwalten

Sie können Gruppen und Verteilerlisten, die Ihnen zugewiesen wurden, bearbeiten und Mitglieder hinzufügen bzw. löschen. Weiterhin können Sie einsehen, zu welchen Gruppen Sie gehören, und können Gruppen beitreten bzw. verlassen.

Wechseln Sie dazu zunächst zu den Optionen indem Sie auf das Zahnrad rechts oben klicken und dann Optionen auswählen.

Wählen (Aufblättern) Sie dann im linken Bereich Allgemein und Verteilergruppen aus.

Im linken Bereich sehen Sie Gruppen denen Sie angehören, und im rechten Bereich Gruppen, die Sie besitzen und die Sie damit administrieren/managen können. Gruppen die Sie im rechten Bereich finden, wurden Ihnen vom Administrator als Besitzer zugewiesen. Damit sind Sie in der Lage Mitglieder hinzuzufügen und zu entfernen.
Klassische Beispiele sind Verteilerlisten wie Fachbereichsrat, Prüfungsausschuss und Projektgruppen, die der Sekretärin oder dem Projektleiter zur Verwaltung zugewiesen wurden.

Zum Bearbeiten Doppelklicken Sie einfach auf die Liste.
Wählen Sie danach im linken Bereich Mitgliedschaft aus.

Danach sehen Sie im rechten Bereich die aktuellen Mitglieder.
Zum Entfernen markieren Sie die entsprechende Person und klicken Sie auf das Minus (-) Symbol. Um zusätzliche Mitglieder hinzuzufügen klicken Sie auf das Plus (+) Symbol.
Geben Sie in das Suchfeld den Namen ein (hier. Becker) und klicken Sie auf das Suchsymbol (Lupe).

Markieren Sie im Suchergebnis die gewünschte Person per Doppelklick. Damit wird die Person oben hinter Mitglieder eingeblendet. (hier: Becker, Dagmar). Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf. für weitere Personen. Beenden Sie die Auswahl oben mit Speichern.
Damit schließt sich das Fenster.

Sie sehen das neu hinzugefügte Gruppenmitglied.
Klicken Sie am Ende auf Speichern.

Damit haben Sie die Mitglieder der Ihnen zugewiesenen Gruppe geändert.

Sie können von den Optionen zu Ihren E-Mails zurückkehren.

Wenn Sie nun im Adressbuch unter Personen nach der Gruppe suchen (hier WZA-Hiwi),

können Sie sofort die geänderten Mitgliedschaften sehen.

Die andere Möglichkeit unter Optionen, Allgemein, Verteilergruppen sind Gruppen denen Sie angehören.

Unter Verteilergruppen, denen ich angehöre können Sie zunächst sehen wo Sie überall Mitglied sind. Hier ist das die Gruppe EMW-Studierende. I.d.R. sind Studierende auch immer noch zusätzlich in der Gruppe HSA-Studierende und mindestens einer Matrikelgruppe Ihres Studiengangs als z.B. EMW-MAB2021-Wi oder EMW-EIT2020-Wi…

Hier können Sie das also einfach kontrollieren und ggf. beim SSC ändern lassen.

Gruppen zu verlassen oder gewünschten Gruppen beizutreten ist über die im nächsten Bild markierten Symbolen möglich.

Dazu ist jedoch erforderlich, dass diese Gruppen durch den Administrator dafür vorgesehen (geöffnet) sind. Das ist in der Regel zunächst nicht der Fall. Alle Gruppen sind normalerweise geschlossen. Sie merken das an entsprechenden Fehlermeldungen bei Änderungsversuchen. Technisch besteht aber die Möglichkeit dazu. Wir wollen aber, dass das nur kontrolliert durch die Admins bzw. Betreuer passiert. So sollen eine gewisse Ordnung gewährleistet werden.

13. E-Mail als Anlage weiterleiten

Es kann u.U. notwendig sein, eine E-Mail als Anlage weiterzuleiten. Das kann z.B. für Diagnosezwecke für den Support bei Problemen der Fall sein. Ein einfaches Weiterleiten, wie Sie es sonst vielleicht gewohnt sind, hilft dann nicht weiter weil dabei wichtige Informationen verloren gehen.
In solchen Fällen muss die originale E-Mail unbedingt als Anlage weitergeleitet werden.

Das ist im Outlook Web App quasi nur etwas trickreich möglich und wird im Folgenden beschrieben.

Beginnen Sie zunächst eine neue E-Mail, indem Sie links oben auf Neu klicken.

Es öffnet sich innerhalb des Browserfensters ein neuer Bereich.

Falls Sie den Lesebereich nicht ausblenden und damit eine dreispaltige Ansicht benutzen, wird die neue E-Mail rechts im Bereich des Lesebereichs angezeigt. (nächsten Bild)

Hier können Sie sofort die im Posteingang ausgesuchte E-Mail mit der Maus per Drag&Drop in den Textbereich der neuen E-Mail ziehen.

Falls Sie aber den Lesebereich ausgeblendet haben,
(Kein Vorschaufenster = 2-spaltige Ansicht), sollten Sie das Fenster für die neue E-Mail loslösen und verschieben.

Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol oben rechts, wie im nächsten Bild zu sehen ist. Dann erhalten Sie ein separates Fenster für die neue E-Mail, das Sie frei verschieben können.

Das neue Fenster befindet sich nun vor dem Fenster für das gesamte Postfach

Falls notwendig, ordnen Sie Sie nun beide Fenster so an, dass Sie sowohl die Nachrichtenliste (links) als auch Ihre neue E-Mail(rechts) sehen können. Dabei ist es wichtig, dass keins der beiden Fenster das andere vollständig überlappt, und keins der Fenster bildschirmfüllend maximiert ist.
Wählen Sie die weiterzuleitende Nachricht links in der Nachrichtenliste aus, und ziehen Sie sie mit der Maus per Drag&Drop in den Textbereich der neuen E-Mail und lassen Sie die Maustaste wieder los.

Versenden Sie nun die E-Mail wie gewohnt.

14. Postfachgröße ermitteln

Wenn Sie wissen wollen wieviel Speicherplatz ihr Postfach am Mailserver verbraucht, dann gehen Sie wie folgt vor.

Optionen, Allgemein, Mein Konto.

Unten rechts finden Sie einen Füllstands Anzeiger:

15. Sprache und Zeitzone wählen

Beim ersten Anmelden per OWA an Ihrem Postfach sind Sie zur Wahl der Sprache und Zeitzone ausgefordert worden.

Wenn Sie das später einmal Ändern wollen, gehen Sie zu
Optionen, Allgemein, Region und Zeitzone.

Ändern Sie die Werte entsprechend Ihren Vorstellungen und vergessen Sie am Ende zu Speichern.

16. Ein paar Tipps

16.1. Antworteinstellungen ändern

Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, und wenn Sie darauf antworten wollen, lauert eine kleine Falle auf hektische Bediener. J

Der „entsprechende Knopf“ für die Antwortfunktion ist nicht ganz so präsent.

Er befindet sich hinter der markierten Select-Box. Wenn man einfach nur darauf klickt, wird die Antwort natürlich nicht nur den Absender sondern auch alle anderen Empfänger (CC) erreichen. Das ist ja u.U. nicht gewünscht und kann zu Irritationen führen.

Also entweder Sie benutzen in Zukunft immer sorgfältig die Select-Box und wählen dann <Antworten>, oder Sie stellen das dauerhaft um.

Gehen Sie dazu auf Optionen, E-Mail, Automatische Verarbeitung, Antworteinstellungen.

Und verändern Sie den Standardwert von „Allen antworten“ auf „Antworten“.

In Zukunft wird dann an dieser Stelle „Antworten“ stehen.

16.2. Senden Verzögern / Rückgängig machen

Es kann manchmal vorkommen, dass Sie vorschnell eine E-Mail versenden, obwohl sie noch nicht fertig gestellt war.

Sie können das Senden von E-Mails generell verzögern.

Wenn Sie dann eine E-Mail abschicken erscheint oben rechts ein Fortschrittsbalken, der den Verzögerungszeitraum als Laufbalken symbolisiert.

Per Klick auf „Senden abbrechen“ können Sie das Senden zurücknehmen und die E-Mail korrigieren und dann erneut absenden.

Dieser Effekt kann nützlich sein, ist aber pro E-Mail nur einmalig. D.h. das Senden wird verzögert und unterbrochen. Dann können Sie einmalig Änderungen vornehmen. Wenn Sie dann erneut Senden, wird sofort versendet und nicht nochmals verzögert.

Einstellbar ist diese Verhalten unter:
Optionen, E-Mail, Automatische Verarbeitung, Senden rückgängig machen:

Viel Erfolg !!