Wenn Sie ein Smartphone oder Tablet benutzen, ist es sehr einfach, sich Ihr persönliches Postfach per "Active Sync" zu verbinden. Diese Methode kann jedoch nicht für Shared-Mailboxen verwendet werden. Dabei hilft nur der Umweg über ein zweites, zusätzliches Postfach, das Sie nicht über "Active Sync", sondern über ein sog. IMAP-Konto verbinden.
iPhone:
Tippen Sie auf Einstellungen, dann auf Accounts & Passwörter, danach auf Account hinzufügen.... Wählen Sie Andere und dann Mail-Account hinzufügen.
Geben Sie in den entsprechenden Feldern den Namen der Shared-Mailbox, die E-Mail-Adresse dazu und hinter Passwort ihr persönliches Kennwort ein. Tippen Sie auf Weiter. Im nächsten Bild ergänzen Sie im Bereich SERVER FÜR EINTREFFENDE E-MAILS die Angaben für Hostname (mail.hs-anhalt.de) und Benutzername. Der Benutzername muss hier in sehr spezieller Form angegeben werden Domäne\Loginname\Alias der Shared Mailbox, also hsa\mustermann_m bzw. stmamust (für den Studenten Max Mustermann)\coi. Den Alias erhalten Sie vom Admin.
Das Passwort wurde bereits übernommen. Nun rollen Sie nach unten und ergänzen noch die Angaben im Bereich SERVER FÜR AUSGEHENDE E-MAILS. Der Hostname ist wieder "mail.hs-anhalt.de". Als Benutzernamen geben Sie bitte Ihren persönlichen Benutzernamen an, wie Sie ihn sonst für sich am Mailserver auch verwenden und das passende, persönliche Kennwort. Wählen Sie oben rechts Weiter.
Nun werden die Daten geprüft, was einige Sekunden dauert. Danach erscheinen für kurze Zeit einige grüne Häkchen und die Anzeige wechselt auf das nächste Bild. Wenn Fehler ausgegeben werden, müssen Sie Ihre Angaben prüfen.
Tippen Sie auf Sichern. Die Anzeige wechselt automatisch auf das nächste Bild. Zu den Accounts wurde hier im Beispiel "COI Mailbox HS-Anhalt" hinzugefügt. Ein paar Dinge müssen noch kontrolliert bzw. ergänzt werden. Klicken Sie dazu auf diesen Account und danach auf den entsprechenden IMAP-Account zu erkenn an der E-Mail-Adresse.
Wählen Sie Erweitert, rollen Sie im nächsten Bildschirmbild nach unten und kotrollieren Sie die Einstellungen für Eintreffende E-Mails:
SSL verwenden: ON
Authentifizierung: Passwort
Server-Port: 993
Klicken Sie oben links auf Account, um zurück zu kehren. Danach tippen Sie unter Server für ausgehende E-Mails auf die Zeile "SMTP mail.hs-anhalt.de" und wählen Sie dann unter Primärer Sever mail.hs-anhalt.de aus. Kontrollieren Sie die Einstellungen für ausgehende E-Mails:
SSL verwenden: ON
Authentifizierung: NTLM
Authentifizierung: NTLM
Server-Port: 587
Schließen Sie nun alle Anzeigen in dem Sie jeweils Fertig auswählen. Vermeiden Sie Abbrechen. Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. Sie können ab nun auch E-Mails der Shared Mailbox empfangen und mit der integrierten App "Mail" anzeigen.
Tippen Sie dazu auf das Symbol Mail unten links. Wechseln Sie von Ihrer Standard-Mailbox zunächst auf die Übersicht der Postfächer zurück und wählen Sie dann die Mailbox aus.
Danach wird Ihnen der entsprechende Eingang dieser Mailbox angezeigt.
Android:
Auch hier wird ein IMAP-Konto hinzugefügt, was jeweils die separate Konfiguration von Postein- und Postausgangsserver erfordert. Zum Hinzufügen dieses Kontos gehen Sie zu den Einstellungen und wählen dort Konten, Konten hinzufügen. Als Kontotyp wählen Sie jetzt ausnahmsweise nicht Exchange sondern IMAP, in diesem Fall Privat(IMAP).
Nun muss die E-Mail-Adresse eingegeben werden. Dazu geben Sie bitte die Adresse des Funktionspostfachs (Gruppenpostfachs/der Shared Mailbox) ein. Die Einrichtung müssen wir später ohnehin manuell machen, das geht aber erst nachdem die E-Mail-Adresse eingegeben wurde. Bei der Abfrage des Kontotyps wählen Sie nochmals Privat(IMAP) aus.
Geben Sie nun bitte Ihr persönliches E-Mail-Passwort ein und bestätigen mit Weiter. Als nächstes müssen Sie den Namen des Servers angeben, was bei uns "mail.hs-anhalt.de" ist. Bitte beachten Sie, dass im oberen Bereich unter Nutzername die E-Mail-Adresse der Shared-Mailbox übernommen wurde, was im nächsten Schritt zu einem Fehler führt, der aber vorher nicht korrigiert werden kann. Erst wenn die Fehlermeldung erscheint, kann eine Korrektur des Benutzernamens vorgenommen werden. Ändern Sie diesen also entsprechend in das Schema Domäne\Loginname\Alias der Shared Mailbox bzw. hsa\mustermann_m\coi. Den Alias erhalten Sie vom zuständigen Administrator. Bestätigen Sie mit Weiter. Nun folgen die Einstellungen für den Postausgangsserver (SMTP-Server). Das Passwort können Sie so lassen. Geben Sie unter SMTP-Server wieder "mail.hs-anhalt.de" ein. Nach Bestätigung mit Weiter scheitert wieder die Anmeldung. Ändern Sie nun wieder den Benutzernamen und geben Sie dabei Ihren persönlichen E-Mail-Account nach dem Schema Domäne\Loginname an, also hsa\mustermann_m. Nach Weiter wird erneut die Anmeldung geprüft. Das sollte nun klappen. Dann gelangen Sie zu den Sychronisierungseinstellungen.
Hier können Sie auswählen, wie oft das Postfach abgefragt werden soll. Im Beispiel alle 15 Minuten. Es erfolgt also keine Push-Benachrichtigung. Nach Weiter erfolgt eine Bestätigung der Einrichtung des Kontos. Es taucht danach in der Übersicht der Konten auf. Sie sollten nun sicherheitshalber noch einmal die Einstellungen kontrollieren.
Hier auf den nächsten 3 Bildern nochmals die Einstellungen. Auf dem linken Bild tippen Sie unten im Bereich Servereinstellungen auf Einstellungen des Eingangsservers. Dann sollten Server, Port und Sicherheitstyp so eingestellt sein wie im mittleren Bild.
Wenn Sie im linken Bild unten im Bereich Servereinstellungen auf Einstellungen des Ausgangsservers tippen, dann sollten Server, Port und Sicherheitstyp so eingestellt sein wie im rechten Bild.
Schließen Sie nun alle Fenster und prüfen Sie den Posteingang. Schalten Sie in der Mail-App den Posteingang ggf. um auf das Funktions-/Gruppen-Postfach (die Shared-Mailbox).
Falls E-Mails vorhanden sind, sollten sie dort angezeigt werden. Lassen Sie sich den Inhalt einer E-Mail anzeigen. Versuchen Sie auch, eine E-Mail zu schreiben, indem Sie unten rechts auf den Stift tippen.
Stand: 03.08.2018